Việc sắp xếp tài liệu, đồ đạc không gọn gàng chắc chắn sẽ khiến bạn gặp phải những trường hợp: nhẹ thì mất đồ cá nhân, rơi sách mất bút quên vở, kinh khủng hơn nếu mất thẻ cư trú, thẻ ngân hàng tại Đức, mất giấy xác nhận, bằng cấp học tập hay mất nốt hồ sơ gốc? Điều này thật sự kinh khủng ở nước Đức nhé các bạn, nhất là khi các bạn là người nước ngoài, mọi thủ tục giấy tờ dù cấp mới hay cấp lại không hề đơn giản chút nào.

Không chỉ cất trữ đồ đạc an toàn mà bạn nên lưu trữ, sắp xếp khoa học để dễ dàng tìm thấy khi cần sử dụng, theo dõi, cập nhật, bổ sung như hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, hồ sơ thuế, hồ sơ nhà cửa…

Vì vậy, cùng học cách sắp xếp tài liệu và bảo quản chúng một cách khoa học, dễ tìm ngay với URIAH nhé chỉ với 4 bước đơn giản này kho tài liệu của bạn sẽ gọn gàng và dễ dàng tìm kiếm hơn bao giờ hết

Bước 1: Lựa chọn nơi lưu trữ tài liệu

Đầu tiên, hãy chọn cho mình những “Trợ thủ đắc lực” là các “tập tài liệu nhiều ngăn” với nhiều kích cỡ khác nhau (Odner). Bạn có thể chọn loại lớn 7,6 cm và nhét tất tần tật mọi tài liệu bạn có, hoặc chọn thêm các tập nhỏ hơn để phân chia tài liệu có mình. Một tập ở nhà để lưu trữ ghi chú cũ, và tập nhỏ mang đến trường (nếu cần) vừa nhẹ nhàng vừa đầy đủ tài liệu học tập.

Chú ý là “tiền nào của nấy”, bạn nên mua các tập đựng/kẹp tài liệu thật tốt vì nhiều tài liệu bạn sẽ lưu trữ nhiều năm.

Bước 2: Lập danh sách, sổ kiểm kho, tài liệu

Nhất định phải có một bản ghi chú danh sách tài liệu và chiếc bút viết để ngay ở trang đầu tiên, mở ra là thấy. Người ta vẫn thường nói ?Một mẩu bút chì cùn còn hơn một trí nhớ tốt?. Hãy ghi chú và lưu lại mọi thứ nhé, đừng tin tưởng tuyệt đối vào trí nhớ của bản thân.

Chiếc “sổ kiểm kho” này sẽ vô cùng hữu ích cho bạn, khi cần tìm tài liệu nào đó nếu không thể nhớ chúng ta đã để ở đâu hãy xem lại trong sổ ghi chú này nhé.

?Số kiểm kho? cũng có thể được gọi bằng cái tên ?Bản đồ truy tìm tài liệu?.

Bước 3: Phân chia để sắp xếp tài liệu

Tiếp theo, hãy mua các bộ chia tài liệu (Trennblätter)  thường là theo màu và có phần đuôi chìa ra để bạn ghi chú loại tài liệu, để có thể sắp xếp phân loại cặp tài liệu của bạn một cách thông minh, theo màu sắc, chủ đề, thứ tự môn học/tài liệu theo nhóm để “nhìn phát thấy ngay” thứ mình cần tìm nhé. Bạn có thể sử dụng tấm chia ngăn cho từng môn học/nhóm tài liệu mình phân loại, đánh mã màu riêng cho từng nhóm

Ví dụ: Môn toán/lý/hóa…

Bước 4: Ghi chú tài liệu theo năm

Lưu trữ từ A-Z tài liệu học tập/công việc/cuộc sống của bạn trong cả năm của bạn theo từng nhóm và ghi chú nó ở gáy của tập Odner của bạn. Lưu trữ tài liệu/hồ sơ theo năm để sau này nếu bạn cần lục tìm lại hồ sơ cũ theo mốc thời gian cùng vô cùng tiện lợi

Ví dụ: Năm học 1999-2000, Hồ sơ Thuế năm 2021…

Sắp xếp tài liệu gọn gàng là một kỹ năng quan trọng để bạn tổ chức cuộc sống nói chung, học tập, công việc hiệu quả hơn. Ngăn nắp còn là một thói quen tốt mà ai cũng nên rèn luyện từ khi còn bé.

Để mua được các món đồ văn phòng phẩm cần thiết nói trên cũng như các đồ văn phòng phẩm hữu ích các bạn có thể dễ dàng đặt mua online trên amazon hay mua trực tiếp tại hệ thống cửa hàng văn phòng phẩm như Thalia.de, các cửa hàng nội thất lớn như Ikea, hay ở các siêu thị, cửa hàng sách lớn cũng sẽ có khu vực bán các đồ  này. 

Hi vọng bài viết hữu ích này sẽ giúp bạn phân loại, sắp xếp, theo dõi tốt hệ thống tài liệu học tập, cuộc sống của mình thật tốt và không bao giờ mất một tờ giấy nào nhé.

Cùng đón xem những bài viết tiếp theo của URIAH chia sẻ kinh nghiệm học tập, làm việc tại Đức nhé